Pendahuluan
Pengetahuan dan pemahaman bahwa manajemen TIK
di lembaga pemerintahan merupakan suatu hal rumit dan kompleks serta penting
bagi layanan publik, maka sudah pasti semua pimpinan lembaga pemerintahan ingin
mengetahui kondisi ketatakelolaan TIK yang selama ini telah dilaksanakan di
lembaganya.
Computer Base Information Sistem atau yang lebih sering dikenal dengan singkatan CBIS. Pada bab ini kita akan mempelari apa itu CBIS dan kaitannya dengan Sistem Informasi Manajemen dengan harapan pembaca dapat memahami tentang evolusi SIM berdasarkan CBIS. Computer Based Information System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis.
Sistem yang baik dapat meningkatkan produktifitas, menurunkan jumlah persediaan yang harus dikelola, mengurangi kegiatan yang tidak memberikan nilai tambah, meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dan mempermudah pengambilan keputusan bagi manajemen serta mengkoordinasikan kegiatan dalam perusahaan. Oleh karena itu, audit atas pengembangan dan pemeliharaan sistem informasi semakin dibutuhkan sehingga sistem yang dimiliki efektif dalam menyelesaikan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja. Disamping itu saat ini kesadaraan atas pentingnya pengendalian sistem informasi di kalangan manajemen perusahaan semakin tinggi.
Pembahasan
Pentingnya Kontrol
Tujuan pengontrolan adalah untuk memastikan bahwa CBIS
telah diimplementasikan seperti yang direncanakan, system beroperasi seperti
yang dikehendaki, dan operasi tetap dalam keadaan aman dari penyalahgunaan atau
gangguan.
Properti Sistem Yang
Memberikan Keamanan
Sebuah system harus mempunyai tiga property (sifat),
yaitu :
Ø Integritas, system akan
mempunyai integritas bila ia berjalan menurut spesifikasinya. Perancang system
berusaha untuk mengembangkan system yang mempunyai integritas fungsional, yaitu
kemampuan untuk melanjutkan operasi, apabila salah satu atau lebih dari
komponennya tidak berjalan.
Ø Audibilitas, ia akan bersifat
audible jika ia memiliki visibilitas dan accountability (daya perhitungan).
Bila sistem memiliki audibilitas maka mudah bagi seseorang untuk memeriksa,
memverifikasi atau menunjukkan penampilannya.
Daya kontrol, daya kontrol
memungkinan manajer untuk menangani pengerahan atau penghambatan pengaruh
terhadap system. Teknik yang efektif untuk mendapatkan daya kontrol system ini
adalah dengan membagi system menjadi subsistem yang menangani transaksi secara
terpisah.
Tugas Kontrol CBIS
Kontrol CBIS
mencakup semua fase siklus hidup. Selama siklus hidup, kontrol dapat dibagi
menjadi kontrol-kontrol yang berhubungan dengan pengembangan, disain dan
operasi.
Manajer dapat memperoleh kontrol dalam ketiga area
secara langsung melalui ahli lain, seperti auditor.
Area pengontrolan CBIS
Kontrol Proses Pengembangan
Tujuan dari
kontrol pengembangan adalah untuk memastikan bahwa CBIS yang diimplementasikan
dapat memenuhi kebutuhan pemakai.
Yang termasuk dalam kontrol pengembangan :
1. Manajemen puncak menetapkan kontrol proyek secara keseluruhan selama fase
perencanaan dengan cara membentuk komite MIS
2. Manajemen memberitahu pemakai mengenai orientasi CBIS
3. Manajemen menentukan kriteria penampilan yang digunakan dalam
mengevaluasi operasi CBIS.
4. Manajemen dan bagian pelayanan informasi menyusun disain dan standar
CBIS
5. Manajemen dan pelayanan informasi secara bersama-sama mendefinisikan
program pengujian yang dapat diterima,
6. Manajemen melakukan peninjauan sebelum instalasi yang dilakukan tepat
setelah penggantian dan secara berkala meninjau CBIS untuk memastikan apakah ia
memenuhi kriteria penampilan.
7. Bagian pelayanan informasi menetapkan prosedur untuk memelihara dan
memodifikasi CBIS dan prosedur yang disetujui oleh manajemen.
Kontrol Disain Sistem
Selama fase disain dan analisis dari siklus hidup
system, Analis System, DBA dan Manajer Jaringan membangun fasilitas kontrol
tertentu dalam disain system. Selama fase implementasi, programmer
menggabungkan kontrol tersebut ke dalam system. Disain system dikontrol dengan
cara menggabungkan kontrol software menjadi lima bagian pokok, yaitu :
Permulaan Transaksi (Transaction Origination)
Tahap-tahap
yang harus dilakukan pada permulaan transaksi terdiri atas ;
·
Permulaan dokumen
sumber
·
Kewenangan
·
Pembuatan input
computer
·
Penanganan kesalahan
·
Penyimpanan dokumen
sumber
Entri Transaksi (Transaction Entry)
Entri
transaksi mengubah data dokumen sumber menjadi bentuk yang dapat dibaca oleh
komputer. Kontrol ini berusaha untuk menjaga keakuratan data yang akan
ditransmisikan ke jaringan komunikasi atau yang akan dimasukkan secara langsung
ke dalam komputer. Area kontrolnya meliputi atas :
·
Entri data
·
Verifikasi data
·
Penanganan kesalahan
·
Penyeimbangan batch
Komunikasi Data (Data Communication)
Komputer yang
ada dalam jaringan memberikan peluang risiko keamanan yang lebih besar dari
pada komputer yang ada di dalam suatu ruangan. Area kontrol ini terdiri dari :
·
Kontrol pengiriman
pesan
·
Kontrol saluran
(channel) komunikasi
·
Kontrol penerimaan
pesan
·
Rencana pengamanan
datacom secara menyeluruh
Pemrosesan Komputer (Computer Processing)
Pada umumnya
semua elemen kontrol pada disain system selalu dikaitkan dengan pemasukan data
ke dalam komputer. Area kontrol pada pemrosesan komputer terdiri dari :
·
Penanganan data
·
Penanganan kesalahan
·
Database dan
perpustakaan software
Sebagian besar
kontrol database dapat diperoleh melalui penggunaan Sistem Manajemen
Database (Database Management System/DBMS)
Tingkat
keamanan dalam DBMS terdiri dari
·
Kata kunci (Password)
·
Direktori pemakai
(User Directory)
·
Direktori elemen data
(Field Directory)
·
Enkripsi (Encryption)
Output Komputer (Computer Output)
Komponen
subsistem ini bertanggung jawab untuk mengirimkan produk (output) kepada
pemakai (user). Yang termasuk dalam area ini adalah :
·
Penyeimbangan operasi
komputer
·
Distribusi
·
Penyeimbangan
departemen pemakai
·
Penanganan kesalahan
·
Penyimpanan record
Kontrol Terhadap Pengoperasian Sistem
Kontrol pengoperasian system didasarkan pada struktur
organisasional dari departemen operasi, aktivitas dari unit yang ada dalam
departemen tersebut.
Kontrol yang memberikan kontribusi terhadap tujuan ini
dapat diklasifikasikan menjadi lima area :
1. Struktur organisasional
2. Kontrol perpustakaan
3. Pemeliharaan peralatan
4. Kontrol lingkungan dan kemanan fasilitas
5. Perencanaan disaster, meliputi area :
- Rencana keadaan darurat (emergency plan)
- Rencana back-up (backup plan)
- Rencana record penting (vital record plan)
- Rencana recovery (recovery plan)
Keamanan Sistem
Definisi Keamanan
Adalah proteksi perlindungan atas sumber-sumber fisik
dan konseptual dari bahaya alam dan manusia. Kemanan terhadap sumber
konseptual meliputi data dan informasi
Tujuan-tujuan Keamanan
; dimaksudkan untuk mencapai 3 tujuan utama , yaitu :
1. Kerahasiaan,
perusahaan berusaha melindungi data dan informasi dari orang-orang yang tidak
berhak.
2. Ketersediaan, tujuan
CBIS adalah menyediakan data dan informasi bagi mereka yang berwenang untuk
menggunakannya.
3. Integritas, semua
subsistem CBIS harus menyediakan gambaran akurat dari sistem fisik yang
diwakilinya.
Pengendalian Akses ; dicapai melalui suatu proses 3 langkah, yang mencakup :
1. Indentifikasi User.
2. Pembuktian Keaslian
User.
3. Otorisasi User.
Strategi Pengulangan
Biaya Manajemen Informasi
Strategi yang paling banyak dimanfaatkan adalah :
1. Strategi Konsolidasi,
dapat diikuti dengan mengurangi jumlah lokasi sumber daya informasi yang
terpisah. Alasannya adalah sejumlah kecil pemusatan sumber daya yang besar
dapat beroperasi lebih efisien dari pada banyak pemusatan sumber daya yang
kecil.
2. Downsizing, adalah
transfer berbagai aplikasi berbasis komputer perusahaan dari konfigurasi
peralatan besar, seperti mainframe ke platform yang lebih kecil seperti
komputer mini. Dalam beberapa kasus, platform yang lebih kecil tetap berada
dalam IS, dan dalam kasus lain ditempatkan di area pemakai. Pemindahan ke
sistem yang kurang mahal tetapi penuh daya ini disebut Smartsizing.
Keuntungan downsizing : sistem yang user friendly.
3. Outsourcing, ukuran
pemotongan biaya yang dapat berdampak lebih besar bagi IS dari pada downsizing
adalah outsourcing. Outsourcing adalah mengkontrakkan keluar semua atau
sebagian operasi komputer perusahaan kepada organisasi jasa di luar perusahaan.
Jasa-jasa yang
ditawarkan Outsourcers mencakup :
Entry data dan pengolahan sederhana.
Kontrak pemrograman.
Manajemen fasilitas, operasi lengkap dari suatu pusat komputer.
Integrasi sistem, adalah kinerja semua tugas-tugas siklus hidup
pengembangan sistem.
Dukungan operasi untuk
pemeliharaan, pelayanan atau pemulihan dari bencana.
Kesimpulan
Computer Based Information System
(CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang
berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung
pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis.
Sistem yang baik dapat meningkatkan produktifitas, menurunkan jumlah persediaan yang harus dikelola, mengurangi kegiatan yang tidak memberikan nilai tambah, meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dan mempermudah pengambilan keputusan bagi manajemen serta mengkoordinasikan kegiatan dalam perusahaan.
Daftar
Pustaka
Tidak ada komentar:
Posting Komentar