bab4. PENDEKATAN SISTEM DALAM MEMECAHKAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN

PENDAHULUAN

PENDEKATAN SISTEM

            Manajer terlibat dalam pemecahan masalah untuk pengambilan keputusan yang efektif dan efisien. Sistem Konseptual adalah suatu sistem pemecahan masalah yang terdiri dari manajer, informasi dan standar. 2 elemen lain masuk dalam proses perubahan masalah menjadi solusi (solusi alternatif dan kendala).

1. Pemecahan Masalah

        Masalah merupakan suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar biasa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberikan respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya. Oleh karena itu masalah penting untuk dipecahkan. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan. Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut.

Elemen-elemen proses pemecahan masalah :

 Standar : menggambarkan keadaan yang diharapkan apa yang harus dicapai oleh sistem.

Informasi : menggambarkan keadaan saat ini – apa yang sedang dicapai oleh sistem.

Perbedaan antara masalah dan gejala. Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah. Untuk memberikan ilustrasi ini, kita ambil contoh, seorang manajer dihadapkan pada suatu gejala seperti laba yang rendah. Dalam hal ini ada masalah penyebab laba rendah. Jadi dalam kaitan ini, masalah adalah penyebab dari suatu persoalan, atau penyebab dari suatu peluang.

Jenis-jenis masalah :

• Masalah terstruktur; apabila terdiri dari elemen dan hubunganhubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah.
• Masalah tak terstruktur; berisi elemen-elemen atau hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah.
• Masalah semi-terstruktur, masalah yang berisi sebagian elemenelemen atau hubungannya yang dimengerti oleh pemecah masalah.

1.     Pendekatan Sistem

Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang professor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya 1910 diidentifikasi ada 3 seri penilaian dalam memecahkan suatu kontroversi yang memadai :

1) Mengenali kontroversi.

2) Menimbang klaim alternatif.

3) Membentuk penilaian.

Tahap-tahap dan langkah-langkah pendekatan sistem :

• Tahap I : Usaha Persiapan

Langkah 1 : Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.

Langkah 2 : Mengenali sistem lingkungan.

Langkah 3 : Mengidentifikasi subsistem perusahaan.

• Tahap II : Usaha Definisi

Langkah 4 : Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.

Langkah 5 : Menganalisa bagian sistem dalam urutan tertentu.

• Tahap III : Usaha Solusi

Langkah 6 : Mengidentifikasi solusi alternatif.

Langkah 7 : Mengevaluasi solusi alternatif.

Langkah 8 : Memilih solusi terbaik.

Langkah 9 : Menerapkan solusi terbaik.

Langkah 10 : Membuat tindak lanjut bahwa solusi itu efektif.

Nb: Tiap tingkatan manajemen adalah suatu sub-sistem.

TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM

1.     Usaha Persiapan

• Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.
• Mengenal sistem lingkungan.
• Mengidentifikasi subsistem perusahaan.

1.     Usaha Definisi

• Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.

Tujuannya : mengidentifikasi tingkat sistem tempat persoalan berada.

• Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu :

1.     Mengevaluasi standar.

2.     Membandingkan output dengan standar.

3.     Mengevaluasi manajemen.

4.     Mengevaluasi pemroses informasi.

5.     Mengevaluasi input dan sumber daya input.

6.     Mengevaluasi proses.

7.     Mengevaluasi sumber daya output.

8.     Usaha Persiapan

• Pertimbangan alternatif yang layak.
• Mengevaluasi berbagai solusi alternatif.
• Memilih solusi terbaik.
• Menerapkan solusi.
• Memastikan bahwa solusi tersebut efektif.

FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH

3 Kategori manajer dalam merasakan masalah :

1)      Penghindar masalah (Problem Avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik- baik saja.ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi.

2)     Mengumpulkan Informasi/Pencari masalah (Problem Seeker) :

o   Gaya teratur, mengikuti gaya management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

o   Gaya menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya/orang lain dalam organisasi.

3)     Menggunakan informasi untuk memecahkan masalah/Pemecah masalah ( Problem solver):

o   Gaya sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan.

Contoh. : pendekatan sistem.

o   Gaya intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

Kesimpulan

konsep pendekatan sistem dalam memecahkan masalah dan membuat keputusan itu sangat penting dalam manajemen.

Yang di perhatikan/pelajari:

-       Pemahaman dasar pemecahan masalah dan pembuatan keputusan

-       Tahapan pemecahan masalah dengan menggunakan pendekatan sistem

-       Faktor manusia yang mempengaruhi pemecahan masalah